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新聞及常見(jiàn)公文的基本寫法
作者：王隆洪  來(lái)源：縣教育局辦公室  發(fā)布時(shí)間：2012-4-25 12:16:02  
新聞及常見(jiàn)公文的基本寫法
大竹縣教育局辦公室 王隆洪
 
一、新聞的基本寫法
信息、簡(jiǎn)報(bào)是新聞的一種體裁，多用于黨政機(jī)關(guān)內(nèi)部，是交流思想、傳遞信息、反映情況、提出建議、參政議政、發(fā)揮輿論監(jiān)督的重要工具，寫作方式基本一致。信息、簡(jiǎn)報(bào)也可以在報(bào)紙上發(fā)表，用以反映部門內(nèi)部最新工作動(dòng)態(tài)。
新聞是新近發(fā)生、發(fā)現(xiàn)的具有一定意義的事實(shí)的報(bào)道。新聞采寫涉及到兩條最基本的原則：一是要堅(jiān)持新聞的真實(shí)性；二是要堅(jiān)持新聞的時(shí)新性（速度快才能體現(xiàn)時(shí)新）。如果在寫作過(guò)程中偏離了這兩條基本原則，"新聞"也就不會(huì)成為新聞。撰寫新聞，要做到層次分明，條理清楚，主題突出，結(jié)構(gòu)合理，切忌冗長(zhǎng)、羅嗦。新聞與評(píng)論不同，因此也不可用"表態(tài)式"語(yǔ)言；與文學(xué)作品不同，不應(yīng)有抽象的內(nèi)容。新聞的結(jié)構(gòu)形式一般包括標(biāo)題、導(dǎo)語(yǔ)、主體、結(jié)尾、新聞背景。
新聞的標(biāo)題。能夠概括、提示、評(píng)價(jià)新聞的內(nèi)容，揭示新聞的本質(zhì)，吸引讀者的閱讀興趣。標(biāo)題的好壞直接影響消息的新聞價(jià)值。標(biāo)題包括主題、引題、副題、提要等，可以用不同的字體排出。
新聞的導(dǎo)語(yǔ)。是新聞這一裁體特有的概念，是區(qū)別于其他文體的一個(gè)重要特征。導(dǎo)語(yǔ)有六個(gè)要素，即何時(shí)、何地、何事、何人、為何、如何。"六要素"俱全的導(dǎo)語(yǔ)，其長(zhǎng)處是：具體、完整，看了導(dǎo)語(yǔ)，對(duì)整篇報(bào)道的主要內(nèi)容，大體能夠了解。具體在寫作過(guò)程中，也可以只寫部分要素，要求好中挑好，把最重要、最新鮮、最能引起讀者興趣的內(nèi)容，突出的寫在導(dǎo)語(yǔ)里。
 新聞的主體。導(dǎo)語(yǔ)之后，新聞內(nèi)容的具體展開(kāi)部分，叫主體。它起到注釋導(dǎo)語(yǔ)的作用，使導(dǎo)語(yǔ)中的事實(shí)更加清楚，更加詳細(xì)，以滿足讀者深入了解新聞事件的要求。
　　新聞的背景。在部分新聞中，提供一定的背景材料，有四個(gè)方面的作用，一是為讀者所不熟悉的新聞事實(shí)作注釋；二是幫助讀者理解新聞事實(shí)的意義；三是作者表達(dá)個(gè)人的觀點(diǎn)；四是使新聞的內(nèi)容充實(shí)、飽滿，富有立體感，并增強(qiáng)新聞的情趣、感染力和說(shuō)服力。
新聞的結(jié)尾。結(jié)尾有時(shí)是文章的最后一句話，有時(shí)是文章的最后一段或最后一個(gè)層次。它是新聞事實(shí)的結(jié)尾，它依附于事實(shí)，并不一定需要議論和抒發(fā)。這是新聞區(qū)別于其他文種結(jié)尾的特殊形式。
學(xué)會(huì)了寫新聞材料，也就學(xué)會(huì)了寫簡(jiǎn)報(bào)和信息。關(guān)鍵是多寫，在寫中練，勤寫多練中才能逐步提高。
二、常見(jiàn)公文基本寫法
    學(xué)校常用的公文有決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、函。其他文種有工作計(jì)劃、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話等。
（一）決定
1．表彰決定。這類知照性決定，就是把決定事項(xiàng)簡(jiǎn)要地傳達(dá)給有關(guān)單位，極少有要求執(zhí)行的具體意見(jiàn)，它的內(nèi)容比較單純，主要是決定依據(jù)和決定事項(xiàng)，即使有號(hào)召或者鼓動(dòng)性的結(jié)尾，也很簡(jiǎn)短。在寫法上往往開(kāi)門見(jiàn)山，直接陳述，篇段合一，語(yǔ)句簡(jiǎn)練、明快。
2．處分決定。應(yīng)寫受處分人的身份、錯(cuò)誤事實(shí)、錯(cuò)誤性質(zhì)、根源、本人對(duì)錯(cuò)誤的態(tài)度、處分內(nèi)容等。
3．關(guān)于重大行動(dòng)或重要事項(xiàng)的決定。這類決定用于安排較大范圍的重大行動(dòng)或重要事項(xiàng)，一經(jīng)發(fā)出，震動(dòng)較大。如：《國(guó)務(wù)院關(guān)于全面推進(jìn)依法行政的決定》等。這類決定大都經(jīng)過(guò)一定的會(huì)議討論通過(guò)。它的寫法更強(qiáng)調(diào)把道理說(shuō)清楚、講透徹，以便盡可能地統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)執(zhí)行決定的自覺(jué)性。
4、變更或撤消性決定。如：《關(guān)于撤消XX廠“文明單位”稱號(hào)的決定》。
（二）通知
通知是使用得比較多的一種公文。大多是下行文，有一定的指揮、指導(dǎo)性和廣泛性。大多數(shù)類型的通知對(duì)受文對(duì)象總是有所要求，提出需要執(zhí)行或辦理的事項(xiàng)。通知還有明顯的時(shí)間性，有些通知，如會(huì)議通知，只是在指定的一段時(shí)間里有效。按《辦法》通知可以分為批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知，傳達(dá)、要求執(zhí)行、周知性通知及人事任免通知三種。一些同志在使用通知時(shí)存在這樣幾個(gè)問(wèn)題：一是標(biāo)題繁瑣。比如出現(xiàn)幾個(gè)“關(guān)于”或“通知的通知”等情況；二是轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)性通知的按語(yǔ)部分文字過(guò)多或態(tài)度不明確；三是要求執(zhí)行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依據(jù)的事由。
1．標(biāo)題。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三部分組成，只使用一個(gè)介詞“關(guān)于”再加事由和通知即可。如：《甘肅省人民政府關(guān)于印發(fā) 1997年國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃要點(diǎn)的通知》。在起草層層轉(zhuǎn)發(fā)的通知時(shí)，要盡量把標(biāo)題寫得簡(jiǎn)明些。可以采取兩種辦法解決：一是對(duì)各個(gè)轉(zhuǎn)發(fā)通知都提出了具體要求的，可以綜合改寫為一個(gè)新的“通知”，貫穿全部?jī)?nèi)容或主要精神。二是對(duì)非政策性文件，幾個(gè)轉(zhuǎn)發(fā)通知又無(wú)新要求的，可以減少中間層次，直接轉(zhuǎn)發(fā)。如：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)市計(jì)委“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省計(jì)委‘關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家計(jì)委辦公廳《關(guān)于批轉(zhuǎn)（＜××日?qǐng)?bào)＞）發(fā)行工作會(huì)議紀(jì)要的通知》的通知’的通知”，如果改寫為：××市計(jì)委關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家計(jì)委辦公廳批轉(zhuǎn)《××日?qǐng)?bào)》發(fā)行工作會(huì)議紀(jì)要的通知，就簡(jiǎn)明多了。
2．批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知。這類通知是針對(duì)被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文而發(fā)的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，組成了批轉(zhuǎn)性或轉(zhuǎn)發(fā)性通知。正文包括兩個(gè)部分：轉(zhuǎn)發(fā)對(duì)象和批注意見(jiàn)。轉(zhuǎn)發(fā)對(duì)象要寫明被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文名稱及原發(fā)文單位。批注意見(jiàn)要寫明對(duì)所轉(zhuǎn)發(fā)公文的態(tài)度、意見(jiàn)和執(zhí)行要求。批轉(zhuǎn)性通知的批語(yǔ)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知的按語(yǔ)，可長(zhǎng)可短，應(yīng)看具體情況而定。有的照批照轉(zhuǎn)，只極為簡(jiǎn)要地表明態(tài)度、作出評(píng)價(jià)、提出要求。如：“省經(jīng)貿(mào)委《關(guān)于1998年經(jīng)濟(jì)運(yùn)行調(diào)控方案》已經(jīng)省政府同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。”有的強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)，在寫明態(tài)度、評(píng)價(jià)和要求之后，再結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)所轉(zhuǎn)發(fā)公文的重要意義或者某一方面的精神，突出加以強(qiáng)調(diào)，以引起重視。有的補(bǔ)充完善，對(duì)所轉(zhuǎn)發(fā)的公文除作出基本肯定外，還就其本身不夠完善的地方作些補(bǔ)充、說(shuō)明。但一般情況下，批語(yǔ)和按語(yǔ)不易過(guò)多，以免與轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件內(nèi)容重復(fù)。
3．要求執(zhí)行和周知性通知。引言部分一定要寫清楚行文的緣由、意義、目的和所依據(jù)的法律、法規(guī)、政策。
4．要根據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)公文的不同情況，恰當(dāng)使用習(xí)慣用語(yǔ)。如表態(tài)的“同意”、“原則同意”、“基本同意”等詞語(yǔ)；提出要求希望的“希遵照辦理”、“請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“請(qǐng)研究執(zhí)行”、“請(qǐng)參照?qǐng)?zhí)行”、“供參考”、“請(qǐng)研究試行”等詞語(yǔ)。
5．任免通知。除法定機(jī)關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)人外，其他任免一般采用“通知”。任免通知正文只寫明經(jīng)某級(jí)組織決定，任命（或免去）某人擔(dān)任某項(xiàng)職務(wù)即可。有的還寫明任期和待遇。
（三）通報(bào)
1、表?yè)P(yáng)性通報(bào)：正文一般包括先進(jìn)事跡及其意義、先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、表彰決定、希望和要求四個(gè)部分。先進(jìn)事跡是這類通報(bào)的主要內(nèi)容。在直述式通報(bào)中，這部分內(nèi)容直接在通報(bào)中敘述，寫得詳細(xì)些。在轉(zhuǎn)述式通報(bào)中，這部分內(nèi)容已出現(xiàn)在通報(bào)的附件中，就不必再重?cái)⑹鱿冗M(jìn)事跡了，只須概括地強(qiáng)調(diào)或突出要點(diǎn)。直述式通報(bào)在介紹先進(jìn)事跡時(shí)，應(yīng)做到：第一，要把時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、結(jié)果簡(jiǎn)明地交代清楚。第二，要實(shí)事求是，不能任意夸大、渲染。第三，要重點(diǎn)突出，涉及能體現(xiàn)先進(jìn)的精神境界和突出通報(bào)中心的，就把事實(shí)寫得詳細(xì)些，無(wú)關(guān)緊要的可一筆帶過(guò)或略而不記。先進(jìn)事跡的意義和先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，是通報(bào)的主旨。著重表彰先進(jìn)事跡的通報(bào)，應(yīng)在介紹事跡的基礎(chǔ)上，說(shuō)明其意義。表彰決定是寫明領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)先進(jìn)表彰獎(jiǎng)勵(lì)的決定，它通常寫在通報(bào)的末尾部分。希望和要求，既包括對(duì)被表彰者的勉勵(lì)和期望，又包括對(duì)廣大群眾的號(hào)召和希望。這一部分要發(fā)掘先進(jìn)的典型意義和時(shí)代精神，針對(duì)當(dāng)時(shí)形勢(shì)需要有感而發(fā)，力求符合實(shí)際，有針對(duì)性，概括、鮮明、不千篇一律�！�
2、批評(píng)性通報(bào)：這類通報(bào)的內(nèi)容除在一定范圍內(nèi)公布對(duì)某單位、某人、某事的批評(píng)處理外，著重是要從被通報(bào)的事件中吸取教訓(xùn)，以典型事例對(duì)群眾進(jìn)行教育，以防類似事件的發(fā)生。其懲戒作用十分突出。這類通報(bào)，有的是批評(píng)錯(cuò)誤、公布處分決定，行文較短。有的除批評(píng)錯(cuò)誤、宣布處分外，側(cè)重于分析情況，總結(jié)教訓(xùn)，指導(dǎo)改進(jìn)工作，篇幅就要長(zhǎng)些。正文包括錯(cuò)誤事實(shí)、根源和教訓(xùn)、處理決定、希望和要求四部分。
（四）報(bào)告
1．工作報(bào)告。這是用于匯報(bào)工作進(jìn)程、總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)、反映工作問(wèn)題、提出工作意見(jiàn)的報(bào)告。這類報(bào)告是報(bào)告中應(yīng)用最為廣泛的一種。它的正文，一般包括基本情況、主要成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)體會(huì)、存在問(wèn)題、今后意見(jiàn)等幾部分。格式上，每一部分可標(biāo)出序數(shù)分項(xiàng)寫，或列出小標(biāo)題來(lái)寫。根據(jù)需要，工作報(bào)告可以寫成綜合性的，也可以寫成專題性的。綜合性的工作報(bào)告，它是不同階段、不同范圍的全面工作總結(jié)或匯報(bào)�？梢允歉鞣矫娴木C合工作，或者一個(gè)系統(tǒng)、一個(gè)部門的全面工作。如《XX局XX年工作總結(jié)》，專題性的工作報(bào)告強(qiáng)調(diào)專一性，它是就某一項(xiàng)或某一方面的工作向上級(jí)機(jī)關(guān)所作的報(bào)告。它可分為總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的專題工作報(bào)告和研究工作的專題工作報(bào)告。前一類就是呈報(bào)上級(jí)的專題工作總結(jié)，它不需要答復(fù)，后一類通常是就落實(shí)、開(kāi)展、加強(qiáng)、發(fā)展、改進(jìn)、改革某項(xiàng)工作向上級(jí)作的專題報(bào)告。它不一定在工作結(jié)束后才寫，常常是在工作進(jìn)程中，待工作告一段落時(shí)寫好，待上級(jí)答復(fù)、批轉(zhuǎn)。如《關(guān)于X省清理整頓公司工作的報(bào)告》以及我局地質(zhì)災(zāi)害現(xiàn)場(chǎng)會(huì)經(jīng)驗(yàn)材料。
2．情況報(bào)告。這是對(duì)工作中的重大情況、特殊情況、新情況進(jìn)行調(diào)查了解后，向上級(jí)作出的報(bào)告。它不需要答復(fù)、主要是讓上級(jí)了解、掌握情況，以便根據(jù)情況采取措施，指導(dǎo)工作。向上級(jí)提出工作建議的報(bào)告，也屬這一類。如《XX市商業(yè)局關(guān)于百貨大樓重大火災(zāi)事故的報(bào)告》。
3．答復(fù)報(bào)告。這是答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的查詢、提問(wèn)或匯報(bào)執(zhí)行上級(jí)機(jī)關(guān)某項(xiàng)指示、意見(jiàn)的結(jié)果的報(bào)告。正文包括答復(fù)依據(jù)、答復(fù)事項(xiàng)兩部分，寫法比較自由。有的先寫依據(jù)，后答復(fù)；有的邊寫依據(jù)，邊答復(fù)。如《XX市財(cái)政局關(guān)于市民政干部學(xué)校有關(guān)情況的報(bào)告》。
（五）請(qǐng)示
請(qǐng)示一般由請(qǐng)示事由、請(qǐng)示事項(xiàng)、結(jié)尾三部分組成。結(jié)尾常以請(qǐng)求語(yǔ)作結(jié)，習(xí)慣用的有“以上意見(jiàn)是否妥當(dāng)，請(qǐng)批示”、“妥否？請(qǐng)指示”“當(dāng)否？請(qǐng)批復(fù)”、“以上意見(jiàn)如可行（或如無(wú)不妥），請(qǐng)批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行”等。撰寫請(qǐng)示應(yīng)注意：第一，要控制使用，當(dāng)用才用。必須辦理而在自己職權(quán)范圍內(nèi)又不能解決，確實(shí)需要請(qǐng)示上級(jí)的才可行文請(qǐng)示。不要?jiǎng)虞m請(qǐng)示，把矛盾上交。第二，要一文一事為宜，切忌把不相關(guān)聯(lián)的問(wèn)題放在一個(gè)請(qǐng)示里，使上級(jí)無(wú)法批復(fù)，影響工作。第三，要按級(jí)請(qǐng)示，確實(shí)必須越級(jí)請(qǐng)示的，也應(yīng)同時(shí)抄送直接的上級(jí)機(jī)關(guān)。如果一項(xiàng)請(qǐng)示涉及不止一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)以主管此項(xiàng)請(qǐng)示的上級(jí)機(jī)關(guān)為主送單位，其他為抄送單位，避免職責(zé)不明，耽誤處理時(shí)間。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，請(qǐng)示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人，也不要同時(shí)抄送同級(jí)和下級(jí)機(jī)關(guān)。第四，它的格式也包括標(biāo)題、正文和結(jié)尾。它的標(biāo)題一定要寫明事由，不能光寫”請(qǐng)示“，以提請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)注意，及時(shí)處理。
（六）函
函的應(yīng)用范圍比較廣泛，在上下級(jí)機(jī)關(guān)之間、平級(jí)機(jī)關(guān)之間或不相隸屬的機(jī)關(guān)單位之間，涉及各方面的公務(wù)聯(lián)系，都可使用。較為正規(guī)的公函，格式可分為三部分：
開(kāi)頭，包括標(biāo)題、編號(hào)和受文單位。標(biāo)題可由發(fā)函單位、事由、文種組成。
正文是函的主要部分，要看不同用途來(lái)確定寫法。去函要把商洽的原委、詢問(wèn)的問(wèn)題、請(qǐng)求的事項(xiàng)、告知的情況等寫清楚，以便得到對(duì)方的支持、理解或回答。復(fù)函，要針對(duì)來(lái)件所詢問(wèn)的問(wèn)題、商請(qǐng)的事項(xiàng)給予明確答復(fù)，不能含糊其詞，模棱兩可，不著邊際。
結(jié)尾包括結(jié)束語(yǔ)及署名、日期。結(jié)束語(yǔ)如去函的”為要“、”為盼“、”為感“、”為荷“，復(fù)函的”待此復(fù)函“、”此復(fù)“等。也可不寫結(jié)束語(yǔ)，正文寫完即結(jié)束。撰寫函件應(yīng)注意：
第一，要寫得內(nèi)容專一、集中、中心突出，一般要一函一事。
第二，要有分寸。對(duì)上應(yīng)尊重，對(duì)下應(yīng)謙遜，對(duì)平行或不相隸屬機(jī)關(guān)，應(yīng)以禮相待。語(yǔ)氣應(yīng)力求平和、禮貌。要摒棄不必要的客套、無(wú)須講的道理、空洞的套話。
第三，恰當(dāng)使用習(xí)慣用語(yǔ)。
（七）領(lǐng)導(dǎo)講話
時(shí)下，不少人感到領(lǐng)導(dǎo)講話稿越來(lái)越難寫。這個(gè)難，我體會(huì)一是難在”多“上。隨著思想的解放，發(fā)展的加快，開(kāi)放的擴(kuò)大，領(lǐng)導(dǎo)方式的轉(zhuǎn)變，領(lǐng)導(dǎo)的公務(wù)活動(dòng)越來(lái)越多，涉及的領(lǐng)域越來(lái)越寬，撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話的任務(wù)也就越來(lái)越重。二是難在”新“上。由于一些新的事物、新的觀點(diǎn)探討的性質(zhì)較強(qiáng)，可供參考的內(nèi)容不多，比較難寫。三是難在”度“上。有些命題，有時(shí)感到難以把握，或難以準(zhǔn)確把握。這個(gè)難，充分說(shuō)明領(lǐng)導(dǎo)的思維越來(lái)越活，聽(tīng)眾的口味越來(lái)越高，形勢(shì)發(fā)展越來(lái)越快。
第一句話，關(guān)門”當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)“。一篇文稿的成功與否，首先取決于領(lǐng)導(dǎo)是否認(rèn)可，是否滿意�？梢哉f(shuō)，這是文稿的”生命線“。這就要求我們?cè)谖母宓牧⒁馍希M可能地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖。具體地講，就是要求我們?cè)趯懽鳂?gòu)思過(guò)程中，一定要進(jìn)入”忘我“境界，忘記自己的身份，關(guān)起門來(lái)做領(lǐng)導(dǎo)，從領(lǐng)導(dǎo)的角度去思考問(wèn)題。如何把握領(lǐng)導(dǎo)的意圖呢？一是從黨和國(guó)家的大政方針中學(xué)習(xí)。特別要注意了解每個(gè)時(shí)期突出強(qiáng)調(diào)的方針政策，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)意圖從本質(zhì)上講是黨、國(guó)家和人民意志的具體體現(xiàn)，把握住這個(gè)方面就會(huì)把握住領(lǐng)導(dǎo)的總體思路。二是從一個(gè)時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)的工作重點(diǎn)中捕捉。領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)是領(lǐng)導(dǎo)意圖的具體體現(xiàn)，了解領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)動(dòng)態(tài)，有助于加深對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意圖的理解，同時(shí)有利于把領(lǐng)導(dǎo)意圖具體化。三是從領(lǐng)導(dǎo)者思考的熱點(diǎn)問(wèn)題中發(fā)掘。要掌握領(lǐng)導(dǎo)日常談?wù)摰闹匾悸泛陀^點(diǎn)，并對(duì)其連貫思索，這樣對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的思想情況就會(huì)有系統(tǒng)、整體的理解。四是從領(lǐng)導(dǎo)的思維方式和講話習(xí)慣中領(lǐng)悟。根據(jù)個(gè)人的思維習(xí)慣、講話習(xí)慣寫作，使文稿與講話者的特征基本吻合起來(lái)，以求達(dá)到更好的效果。最好是當(dāng)面征詢領(lǐng)導(dǎo)對(duì)一些熱點(diǎn)、難點(diǎn)、疑點(diǎn)問(wèn)題的有關(guān)解決措施，澄清一些模糊問(wèn)題。這樣可避免寫出文稿后再作較大改動(dòng)，甚至推倒重來(lái)。
第二句話，少說(shuō)”普通話“。領(lǐng)導(dǎo)講話具有明顯的權(quán)威性、思想性、鼓動(dòng)性。權(quán)威性可以說(shuō)是固有的，因而思想性、鼓動(dòng)性如何，是一篇文稿成功與否的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。思想越豐富，聽(tīng)者就越入神；鼓動(dòng)性越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)就越滿意。文稿要體現(xiàn)較強(qiáng)的思想性、鼓動(dòng)性，必須少說(shuō)”普通話“。就像”燒菜“一樣，必須有特點(diǎn)、講口味，才能贏得“消費(fèi)者”。少說(shuō)“普通話”，就是要講領(lǐng)導(dǎo)想說(shuō)的話。有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡文風(fēng)平實(shí)，語(yǔ)言純樸；有的領(lǐng)導(dǎo)講究文辭、偏愛(ài)語(yǔ)言的對(duì)仗工整；有的注重文稿的思辯性、邏輯性；有的強(qiáng)調(diào)文章內(nèi)容的實(shí)在。作為文秘人員，一定要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的文風(fēng)愛(ài)好透徹了解，因人而宜，寫出符合領(lǐng)導(dǎo)”口味“的文稿來(lái)。少說(shuō)”普通話“，就是要講群眾想聽(tīng)的話。在考慮領(lǐng)導(dǎo)身份的同時(shí)，也不能忽視聽(tīng)眾的身份。要針對(duì)聽(tīng)眾的不同身份，注意運(yùn)用符合聽(tīng)眾身份的語(yǔ)言，并適當(dāng)?shù)卮┎逡恍┓下?tīng)眾習(xí)慣的事例，這樣才能使講者”動(dòng)情“、聽(tīng)者”入神“。如在機(jī)關(guān)干部會(huì)議上的講話，要講究點(diǎn)文采，理論性、邏輯性可以強(qiáng)一些。如果聽(tīng)眾是基層干部和群眾，就要注意語(yǔ)言的平實(shí)，必要時(shí)引用一些民諺俗語(yǔ)，這樣，才有可能拉近與聽(tīng)眾的心理距離，收到較好的效果。
第三句話，”秘密地抄書(shū)“。有人講，”秘書(shū)，秘書(shū)，就是秘密地抄書(shū)“。這句話大有諷刺的味道，但我們也可以把它從另外一種角度去理解�！懊孛艿亍本褪且蛋档叵鹿Ψ颉！俺瓡�(shū)”就是學(xué)習(xí)和積累。這兩條對(duì)我們來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。第一位是學(xué)習(xí)。不學(xué)習(xí)必定落后于形勢(shì)，落后于領(lǐng)導(dǎo)，落后于同事；第二是積累。積累永無(wú)止境。有時(shí)積累的一些材料可能平時(shí)用不上，但在關(guān)鍵時(shí)候能用上一個(gè)觀點(diǎn)、一個(gè)事例、一句話，就實(shí)現(xiàn)它的價(jià)值了。積累的重中之重是儲(chǔ)備觀點(diǎn)，要注意積累一些有戰(zhàn)略性的思想，有備無(wú)患，需則用之。第三是功夫。古人說(shuō)“功夫在詩(shī)外”，就是要熱愛(ài)文稿工作，有熱情才有激情，有激情才有靈感，有靈感就有好文稿了；要苦下功夫，耐得住寂寞、吃得了苦。
 

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